Блог КОРПОРАТИВНОГО УНИВЕРСТИТЕТА Productstar

Как преодолеть барьеры в коммуникации между специалистами отдела обучения и ЛПР (часть 1)

Стратегии, которые помогут улучшить взаимодействие и ускорить принятие решений

Нехватка бюджета, долгое согласование, сложности с подбором контента — с такими проблемами часто сталкиваются T&D-менеджеры, которые отвечают за развитие сотрудников. Решить все эти моменты можно только с участием внутренних заказчиков или лиц, принимающих решения (ЛПР), — чаще всего, это менеджеры, руководители направлений или генеральный директор. Но что делать, если договориться и получить «зеленый свет» не удается или все происходит не так быстро, как хотелось бы?

В этом случае T&D-специалистам важно выстроить успешную коммуникацию с ЛПР. В статье расскажем, как отделу обучения и ЛПР эффективно взаимодействовать, какие трудности этому мешают и как их преодолеть.

Основные барьеры в коммуникации T&D-специалистов и ЛПР

1. Разные приоритеты, цели и задачи
Ситуация: вы разработали план развития сотрудников и долго ждете, пока ЛПР утвердит вашу программу обучения. Но ответа нет.

Почему так? — У сотрудников высшего звена, или ЛПР, часто нет времени на дополнительные задачи. Особенно, если они не до конца понимают, зачем им это нужно.

Специалисты T&D-отдела, в свою очередь, горят идеей развития сотрудников и хотят ощущать значимость в компании. Но не всегда лидеры должным образом оценивают их энтузиазм, считая проблему обучения сотрудников второстепенной. Это снижает мотивацию T&D-менеджеров.

Зачастую специалисты отдела обучения неправильно доносят идеи и не могут включить их в стратегию развития компании. А лидерам сложно объективно оценить их деятельность и увидеть, как планы по развитию персонала перекликаются с их собственными целями. Чтобы избежать недопонимания, важно определить роли и функции каждой из сторон в общем деле.
2. Непонимание важности обучения
Если ЛПР не до конца осознает всех преимуществ подобной инициативы для компании, вам не удастся ни о чем договориться.

ЛПР может думать, что проще привлекать в штат квалифицированных сотрудников без затрат на обучение и адаптацию. Тогда как T&D-менеджеры убеждены, что возможности для роста и развития нужны всем. Чтобы избежать конфликтов, нужно прийти к общему «знаменателю».

Лидеру необходимо объяснить, почему важно развивать сотрудников и предоставить им возможности для карьерного роста. Без веских аргументов не обойтись. Покажите плюсы, которые получит бизнес, если запустить корпоративное обучение сотрудников. Приведите в пример успешные корпорации, которые активно развивают персонал.
3. Недоверие и предвзятое отношение
У ЛПР может быть негативный опыт работы с HR-направлением в прошлом — когда специалисты не принесли обещанного результата. Отсюда весь скептицизм и нежелание сотрудничать. Если вы сталкиваетесь с подобным сомнением со стороны ЛПР, нужны доказательства эффективности вашей работы и цифры — используйте аналитику данных.
4. Общение через третьих лиц
Коммуникация с вышестоящими лицами в организации должна происходить напрямую, а не через посредников, к примеру лиц, влияющих на решение (ЛВР). При личном разговоре проще донести свои мысли, прояснить все недопонимания и договориться непосредственно с ЛПР.

Разрабатываем эффективную стратегию взаимодействия

Теперь, когда мы разобрали проблемы в коммуникации отдела обучения и ЛПР, разберем пошаговый план действий — он поможет наладить взаимодействие и договориться с лидерами.


Шаг 1. Определите бизнес-цели компании и приоритеты ЛПР.
T&D-отдел должен быть в курсе целей компании и стратегических задач лидера, чтобы двигаться с ним в одном направлении. Если вы выясните потребности ЛПР на ближайшее время и его ожидания от T&D-специалистов и сотрудников, — сможете избежать разногласий и создадите основу для успешного сотрудничества.

Так вы определите, какие инструменты и ресурсы помогут руководителю эффективно управлять подчиненными, разработать полезные программы обучения для персонала и удовлетворить запросы ЛПР. Важно помнить об открытости и внимании к деталям.


Шаг 2. Составьте карты компетенций сотрудников.
Для этого определите ключевые навыки, которые важны для работы в каждом подразделении и достижения стратегических целей. Это должны быть как hard skills — знание аналитики, основ маркетинга, работа с базами данных, системное администрирование и т. д., так и soft skills — коммуникабельность, лидерство, работа в команде и другие.

В процесс составления карт необходимо вовлекать руководителей всех отделов.


Шаг 3. Выясните, каких компетенций не хватает у сотрудников.
После того как вы подготовите карты, оцените навыки персонала, чтобы понять, насколько сотрудники соответствуют представленным компетенциям, и выявить пробелы в знаниях и навыках.

Сделать это можно с помощью системы SkillSet IQ от ProductStar. В ней предусмотрены тесты, которые составлены экспертами из ведущих компаний. Сотрудникам предстоит ответить на ряд вопросов на основе реальных кейсов, после чего вы получите подробный отчет об уровне навыков и знаний каждого. Вам останется только соотнести данные с картами компетенций и выявить точки роста.

Шаг 4. Свяжите обучение с бизнес-целями.
Если хотите, чтобы учебная инициатива оправдала ожидания ЛПР и улучшила бизнес-показатели, важно задать четкую цель и поставить конкретные задачи перед программой обучения. Это то, чего компания хочет добиться в итоге, например:
  • увеличение производительности труда;
  • снижение текучки кадров;
  • рост продаж;
  • повышение других измеримых KPI и т. д.

Когда вы определите цель, можно приступать и к разработке подходящей программы. T&D-отдел и ЛПР должны совместно планировать обучение: определить приоритетные направления развития персонала, необходимые навыки и компетенции.
Кроме того, важно установить прозрачные механизмы оценки результатов. Контроль обучения сотрудников, сбор и анализ обратной связи помогут понять, насколько образовательная инициатива соответствует целям бизнеса. Если КПД будет незначительным, стоит внести корректировки в учебную программу по ходу.


Шаг 5. Добейтесь расположения ЛПР.
Доверие — неотъемлемая часть успешных деловых отношений. Хотите наладить контакт с теми, от кого зависят решения по вашей работе, заслужите их доверие.

Помогут в этом:
  • Регулярные встречи и обсуждения
Запланируйте еженедельные или ежемесячные встречи с руководством, на которых будете обсуждать текущие вопросы и совместными усилиями выстраивать стратегию развития сотрудников.
Важно установить четкие цели и повестку для каждой встречи, чтобы не тратить зря ни свое время, ни ЛПР.

На таких встречах T&D-отдел может презентовать руководителю данные о персонале, оценку эффективности работников, обратную связь от сотрудников и предлагать конкретные методы мотивации и развития персонала.

Руководитель же поделится собственным видением текущей ситуации в отделе, обозначит приоритеты и свои ожидания от сотрудников.
Регулярные встречи между отделом обучения персонала и ЛПР позволят оперативно решать спорные вопросы и обмениваться опытом.

Помимо взаимодействия на формальных встречах, стоит выстраивать коммуникацию и в текущей работе. Отдел обучения может содействовать руководителю в управлении персоналом. Например, выявлять западающие компетенции у сотрудников и проводить разного рода бизнес-тренинги и семинары, а также разработать индивидуальные программы по их улучшению.

Таким образом ЛПР будет активнее проявлять интерес к мнению T&D-специалистов и участвовать в совместных проектах.
  • Прозрачность в коммуникации
Прозрачная коммуникация позволит избежать недопониманий, конфликтов и повысит уровень доверия. Добиться прозрачности в общении можно, если:

1. Конкретизировать информацию: доносите свои идеи и мысли четко, старайтесь акцентировать внимание на деталях и избегать абстрактных понятий. Коротко и ясно — рецепт успешной коммуникации.

2. Слушать собеседника: помните, что у ЛПР есть свое мнение, которое может отличаться от вашего. Старайтесь уделить ему должное внимание, не пытайтесь спорить — сначала выслушайте, затем задайте уточняющие вопросы и проясните позицию ЛПР.

3. Проявлять честность и открытость: делитесь информацией, важными фактами и собственным мнением.

4. Подходить к спорным моментам конструктивно: всегда можно найти компромисс и взаимовыгодное решение.

5. Уточнять то, что непонятно: чтобы избежать недоразумений, задавайте уточняющие вопросы и убедитесь, что вы верно истолковали собеседника и вас поняли правильно.
Шаг 6. Предоставьте данные и аргументы
Говоря о преимуществах и рентабельности ваших инициатив, будьте готовы подкрепить слова конкретными данными и примерами. Для этого определите ключевые аспекты, которые будут отражать результативность проделанной работы. Это может быть текучесть кадров, уровень удовлетворенности сотрудников обучением, эффективность программы развития.

Измерить эти аспекты можно с помощью метрик и KPI. Так T&D-отдел и ЛПР смогут объективно оценить влияние инициатив на цели бизнеса, выявить проблемные места в управлении персоналом и принять обоснованные решения на основе данных.

KPI — полезный инструмент для оценки работы обеих сторон. Руководитель также может предоставить T&D-отделу метрики и информацию о текущих и будущих потребностях компании. Это позволит выстроить стратегию обучения персонала на основе фактов.

Улучшаем коммуникативные навыки

Развитие — залог успеха любого специалиста: будь то линейный сотрудник, менеджер или руководитель. При взаимодействии с вышестоящими лицами важно проявить компетентность, поэтому совершенствуйте навыки коммуникации.
1. Активное слушание
Без этого навыка крайне сложно выстроить взаимодействие с лицами, принимающими решения. Активное слушание предполагает, что вы сосредоточены на собеседнике, внимательно слушаете его, понимаете сказанное и можете предоставить вдумчивый ответ.
Во время диалога поддерживайте ЛПР, проявляйте эмпатию — разделяйте его чувства и эмоции. Так собеседник ощутит свою значимость.

Размышляйте над тем, что вам говорят, и задавайте уточняющие вопросы, если необходимо. Такой уровень вовлеченности сделает обсуждение более продуктивным. И вы сможете выстроить прочные профессиональные отношения.

Этот метод помогает наладить контакт и понять приоритеты и проблемы ЛПР.

Навык активного слушания необходим как T&D-специалисту, так и руководителю для того, чтобы понимать потребности друг друга, разрешать конфликты и находить общий язык.
2. Структурированная подача информации
Чтобы выстроить эффективную коммуникацию с лидерами и сделать процесс взаимодействия более прозрачным, подавайте информацию грамотно — четко, кратко и наглядно.
Презентации и отчеты играют важную роль. Используйте графики, диаграммы и другие визуальные средства, чтобы сделать данные более наглядными и информативными.
Например, создайте инфографику с ключевыми метриками эффективности работы T&D-отдела. С ее помощью ЛПР увидит реальные результаты команды и наметит области, которые нужно улучшить.
Отчеты должны быть структурированными, содержательными и включать конкретные рекомендации или предложения по улучшению ситуации. Кроме того, следует ясно изложить основные концепты и результаты проделанной вами работы.
3. Обратная связь
Именно через обратную связь (ОС) отдел обучения может определить потребности руководителя, а руководитель — подчиненных. Этот инструмент повышает эффективность работы всей команды.
К примеру, T&D-отдел с помощью ОС может выявить проблемные аспекты своей деятельности и разработать план по улучшению. Руководитель же получит инсайты о том, как улучшить коммуникацию с подчиненными, поддержать их развитие и мотивировать на достижение общих целей.

Для сбора обратной связи используйте анкетирование, интервью или групповые встречи. Главное, организуйте процесс сбора ОС таким образом, чтобы участникам было комфортно совмещать его с текущими задачами.

Когда получите фидбэк, проанализируйте информацию и используйте ее в работе.

Открытость для конструктивной критики, готовность к изменениям и постоянное стремление к улучшению — ключевые составляющие успешной коммуникации между отделом обучения и ЛПР.
В этой части статьи пошагово рассмотрели стратегию, которая поможет улучшить коммуникацию с ЛПР. Если вам необходимо привлечь лидеров к обсуждению учебных инициатив и повысить вероятность одобрения ваших идей — учитывайте потребности ЛПР, бизнес-цели, попробуйте выстроить доверительные отношения и задействуйте статистические данные и аргументы.

Во второй части материала подробнее расскажем, как грамотно интегрировать отдел обучения в бизнес-процессы компании.
Создаем комплексные
обучающие программы для развития команд
© ProductStar, 2024 — онлайн-университет корпоративного образования с экспертизой в продуктовом менеджменте, аналитике, маркетинге и разработке
HR-кабинет